WILLEMSTAD - De kogel is door de kerk. Premier Whiteman heeft na parlementaire druk op 1 augustus besloten het vierde SOAB rapport aan de Staten aan te bieden. Het is een omvangrijk rapport met omvangrijke observaties van de overheidsaccountant. De belangrijkste licht ik hier toe. Wil je liever zelf alles doornemen, download het rapport dan hier.
- Er is geen risicoanalyse opgesteld. Hierdoor bestaat het risico dat niet alle significante risico’s door het KGMC worden geïdentificeerd.
- De interne controle functie is niet vervuld. Daardoor is er een verhoogd risico op inefficiënte, ineffectieve en niet-doelmatige benutting van overheidsgelden door het KGMC. Ook is er een verhoogd risico op onjuiste vastlegging van de financiële informatie; onrechtmatigheden en onjuistheden worden niet tijdig gesignaleerd en gecorrigeerd.
- Periodieke managementrapportages ontbreken
- Tekort aan capaciteit en deskundigheid. Kritische functie worden niet vervuld, daardoor geen deskundigheid in huis. Daarnaast is er een verhoogd risico op fraude en een niet-getrouwe vastlegging van financiële informatie wegens onvoldoende functiescheiding.
- Algemene instructies voor de gevolmachtigde minister van Curaçao worden niet (tijdig) door haar gevolgd. Het risico bestaat dat onvoldoende inzicht ontstaat over de gang van zaken bij het KGMC. Het gaat hier om:
- Het uitbrengen van een jaarverslag, inclusief een afrekening van de beheerde gelden.
- Het jaarlijks verstrekken van een volledige inventarislijst inclusief een verloopstaat waarin alle toevoegingen en onttrekkingen ten opzichte van het voorgaande jaar zijn opgenomen.
- Verbetertrajecten binnen het KGMC hebben geen plan van aanpak is. Dat is volgens Wiels geen probleem, want de meeste verbetertrajecten worden door haar opgepakt en/of bewaakt, doordat zij van mening is dat het merendeel van het personeel niet over de nodige deskundigheid beschikt om de gewenste verbeteringen te bewerkstelligen.
- Op dit moment wordt door de Gevolmachtigde Minister veel uitvoerend en controlerend werk uitgevoerd. Dit komt niet ten goede aan de interne beheersing binnen het KGMC.
- Ongewenste functievermenging bij de rol “administrateurs”. Deze kunnen naast boeken ook betalingen verrichten, waardoor niet-geautoriseerde betalingen kunnen plaatsvinden. Wiels kan ongelimiteerd betalingen verrichten en dagelijks tot 500 euro pinnen.
- De gevolmachtigde minister voert veel werkzaamheden uit op het gebied van bedrijfsvoering. Dit soort werkzaamheden horen beter bij de (waarnemend) directeur en/of hoofd van de afdeling Financiën. Ook houdt de gevolmachtigde minister zich bezig met controlewerkzaamheden in plaats van enkel het monitoren hiervan. Dit komt niet ten goede aan de interne beheersing binnen het KGMC.
- Primaire aansluitingen tussen de sub-administraties, zoals debiteuren, crediteuren en salarisadministratie, en de financiële administratie vinden niet tijdig plaats. De sub-administratie crediteuren 2014 en 2015 van de gewone rekening niet aansluiten met de financiële administratie. De geconstateerde verschillen bedragen in 2014: EUR 130.142 en in 2015: EUR 380.713.
- Bij de sub-administraties van de bijzondere rekening is er sprake van twee bankrekeningen waarbij een verschil bestaat met de financiële administratie. Bij de bijzondere rekening is er sprake van een bankrekening waarbij een verschil bestaat met de financiële administratie voor een totaal van EUR 235.322,06 (financiële administratie is hoger, banksaldo volgens bankafschrift is nihil). De reden hiervan is onbekend
- Er wordt gezegd dat het regeerprogramma uitgangspunt is voor het opstellen van de begroting. Maar dat is niet vastgelegd en als gevolg oncontroleerbaar. Er is geen inzicht in de begrotingsrisico’s. Daardoor bestaat het risico dat bepaalde beleidsactiviteiten niet meer kunnen worden gefinancierd bij begrotingswijzigingen en bepaalde doelstellingen niet meer kunnen worden gerealiseerd.
- Er bestaan geen procedures voor registratie van materiële vaste activa. Hierdoor bestaat het risico op onvolledig inzicht in de bestaande materiële vaste activa van het KGMC. Die kunnen dan ook makkelijk worden ontvreemd zonder dat dit door het KGMC wordt opgemerkt.
- Er is geen gedragscode die het aannemen van geschenken verbiedt. Hierdoor bestaat het risico dat ambtenaren geneigd zijn om niet tegen de beste prijs-kwaliteit verhouding in te kopen, maar bij de leverancier die de ambtenaar het meeste (persoonlijke) voordeel oplevert. Dit kan tot gevolg hebben dat inkopen tegen een te hoog tarief plaatsvinden.
- De regels over aanbesteding worden niet gevolgd. Er is een risico dat bepaalde leveranciers (consequent) niet worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen; dat ontvangen offertes van bepaalde leveranciers (bewust) worden achtergehouden/gewijzigd; dat alleen met bepaalde leveranciers wordt samengewerkt of dat bepaalde leveranciers worden bevoordeeld; dat overeenkomsten met (financieel) niet-betrouwbare leveranciers worden afgesloten. Daarnaast ontstaat het frauderisico dat niet-bestaande leveranciers worden aangemaakt.
- Er is geen sprake is van een overzichtelijke en systematische opslag van financiële stukken; Hierdoor zijn onderliggende stukken voor de externe controlerende partijen (o.a. SOAB) vaak niet (tijdig en volledig) beschikbaar. Risico hierbij is dat de onafhankelijke accountant geen controle kan uitvoeren en/of geen (zichtbare) onderbouwing kan verzamelen met betrekking tot de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de diverse transacties binnen het KGMC.
- KGMC heeft een eigen regeling “buitenlandse dienstreizen”, ipv de dienstreisregeling zoals vastgesteld door het Ministerie van Financiën van Curaçao. Het risico bestaat dat reiskosten worden verantwoord die niet voldoen aan de dienstreisregeling en hierdoor als onrechtmatig worden aangemerkt.Dat is ook gebeurd. Het gaat om een bedrag van in totaal EUR 6.123 KGMC betaalt declaraties zonder onderliggend facturen.
- Zeven dienstreizen van de gevolmachtigde minister hebben geen onderliggend Landsbesluit. Deze zijn onrechtmatig.
- De gevolmachtigde minister gebruikt haar eigen Flying Blue kaart in plaats van die van het Curaçaohuis. Curaçao loopt hierdoor voordelige tickets mis. De gevolmachtigde minister niet.
- In twee gevallen boekt de minister duurdere hotels dan is toegestaan. Ook reist zij op korte reizen business class. Dat is niet toegestaan.
- Bij het KGMC zijn meer uitzendkrachten dan werknemers in vaste/tijdelijke dienst. Dit is tegenstrijdig met het actieplan. Het KGMC maakt gebruik maakt van een uitzendbureau (Betula) die onderhands is aangetrokken doordat de gevolmachtigde Minister goede ervaringen met dit bureau heeft.
- Overwerk wordt niet uitbetaald aan uitzendkrachten, maar in time-back. Dit gaat tegen de Nederlandse CAO voor uitzendkrachten 2012-2017.
- De begrote kosten voor uitzendkrachten zijn overschreden zonder dat een overheveling door het KGMC is gevraagd bij het Ministerie van Financiën/AZ. In zowel 2014 als 2015 is de begroting overschreden met ruim NAf 600.000.
- 1 leverancier (een cateringbedrijf) verzend facturen die niet aan de formele eisen voldoen zoals gepubliceerd door de Nederlandse fiscus.
- Het Curaçaohuis denkt dat ze zelf mogen bepalen hoeveel en aan wie eenmalige bijdragen kunnen worden verstrekt. Dit is een onjuiste veronderstelling en gaat in tegen de subsidieverordening.
- Door ontbreken van controle bestaat er een risico bestaat dat lonen en salarissen onjuist worden nagerekend of onjuist worden uitbetaald, onjuiste of dubbele betalingen.