maandag 16 juli 2018

COACHING MAGAZINE:Organiseren grote evenementen is teamwerk

Het organiseren van grote evenementen zoals een muziekconcert is teamwerk. ‘Alle eindjes bij elkaar laten komen op het juiste tijdstip’, zeggen Percy Pinedo en Sabine Halabi. Percy is festivaldirecteur van het Curaçao International Film Festival Rotterdam en is ook betrokken bij andere grote evenementen van de stichting van Gregory Elias, Fundashon Bon Intenshon. Sabine is eventmanager bij The Trader Party Service. Zij organiseert onder andere de catering bij het Curaçao North Sea Jazz Festival.

door Dick Drayer/Coaching Magazine

‘Een goede film naar Curaçao halen die niet uit Hollywood of Bollywood komt, is altijd een gok’, zegt Percy. ‘Ik vaar voor een groot deel op mijn eigen kompas, op mijn eigen smaak. Ik doe dat samen met Michael Elias, de broer van Gregory. Ons festival is de Caribische zuster van het festival in Rotterdam. De samenwerking met Rotterdam is voor de stichting erg belangrijk. Films zijn makkelijker te krijgen als je zo’n grote naam achter je hebt staan. Door onze relatie met Rotterdam kunnen Caribische filmmakers ons festival als springplank naar Europa gebruiken. We hebben ook samenwerkingsverbanden met filmfestivals in de regio, zoals onder andere Cuba en Trinidad. Bovendien kunnen wij meeliften op de expertise van de programmeurs die het festival in Rotterdam neerzetten.’

Verantwoordelijkheden 
Percy raakte betrokken bij het filmfestival vanwege zijn grote passie voor film. ‘Als student werkte ik in de garderobe van het internationale filmfestival in Rotterdam. Daar kon ik alle films gratis zien. Nu ben ik een filmkenner.’ Toen Gregory de Curaçaose variant van het filmfestival wilde starten, was het logisch dat Percy dat project zou trekken. De financiën bij Gregory, de organisatie bij hem. Diezelfde verdeling van verantwoordelijkheden is er tussen Sabine Halabi van The Trader Party Service en haar vader, Tony Halabi. ‘Het bedrijf is van hem, al 25 jaar. Ik organiseer verder vooral de promotie voor seminars, partijen en events van Restaurant Fort Nassau. Heel wat anders dan wat ik eerst deed.’ Sabine begon namelijk ooit als wedding planner. Ze studeerde Modemanagement en Hospitality Business in Nederland, maar werd al snel na haar studie door haar vader gevraagd om in het familiebedrijf te komen werken.

Personeel 
De grootste klus voor Sabine is het jaarlijks terugkerende Curaçao North Sea Jazz Festival. ‘The Trader Party Service verzorgt de catering. Een onderdeel dus van een mega- event, dat door het Nederlandse bedrijf Mojo wordt georganiseerd.

Wij zijn de cateraar van het World Trade Center, waar het festival plaatsvindt. Om die reden is Mojo met ons in zee gegaan.’ Sabine werkt met een vast team. Dat is voor haar erg belangrijk. ‘Al ons personeel van de verschillende locaties wordt ingezet bij het festival. Onze eigen restaurants zijn dan drie dagen dicht. Naast dit vaste team van ongeveer honderd mensen, huren we dan nog tweehonderdvijftig man personeel in tijdens het festival.

Al deze mensen worden getraind, onder andere in klantvriendelijkheid, goede service en productkennis. De snelheid van werken op een festival is hoog en door de harde muziek is communicatie soms een extra uitdaging. Dat vergt goede voorbereiding. Om zeker te zijn van een soepel verloop tijdens het festival hebben we ook een ‘vliegende keep-ploeg’, die we inzetten als het ergens niet lekker loopt.’

Percy Pinedo
Sabine vindt het fijn om met eigen personeel te werken. ‘Het is al moeilijk genoeg om die paar honderd onbekende freelancers de goede richting op te duwen. Het vaste team doet alle voorbereidingen op onze eigen locatie in het WTC. Daar begin ik in februari al mee.

Percy heeft voor het filmfestival ongeveer twaalf mensen in dienst. Zij vormen het hart van de organisatie. Daarnaast zijn er vijftig vrijwilligers actief. ‘Wij trainen die vooraf, ze zijn het gezicht van het festival. Zaalwachters, hostesses om onze gasten te begeleiden en presentatoren. Ze doen het vrijwillig, maar ze mogen films zien en we verloten ook nog wat kaartjes voor het Jazz Festival.’ The Cinemas, de locatie van het festival in Otrobanda, is er commercieel bij betrokken. ‘We huren alle zalen voor vijf dagen af en betalen daar één bedrag voor. Zij faciliteren en verzorgen de catering.’

Artiesten 
De financiën van de catering voor het Curaçao North Sea Jazz Festival zijn in handen van vader Halabi, Sabine is operationeel verantwoordelijk. ‘We zorgen niet alleen voor de catering van het grote publiek, maar ook voor het eten en drinken van de artiesten.’ Elke artiest heeft een zogenaamde rider vastgelegd met organisator Mojo. Een lijst met eisen over bijvoorbeeld licht en geluid en de opstelling op en achter het podium, maar dus ook met hun nutritionele wensen.

‘Dat is een apart verhaal’, zegt Sabine. ‘Die wensen zijn niet altijd makkelijk te realiseren op Curaçao. Zoals bijvoorbeeld organic vegan gummy bears en zeewier-chips. Een zangeres vroeg eens om heel dure, speciale alcohol. Alles stond klaar, maar na haar optreden liet ze het staan om een pastechi bij ons aan de bar te eten.’

Ook Percy heeft te maken met artiesten. ‘Filmregisseurs, acteurs en bijzondere gasten worden door ons goed begeleid. We regelen vervoer en hotelovernachtingen en zorgen ervoor dat ze op tijd in de goede zaal zijn. Ik werk met een begroting en draag daar als festivaldirecteur ook verantwoordelijkheid voor, maar de financiering is in handen van Gregory en de stichting. Gregory heeft ook operationeel een uitstekende helicopterview, daar maak ik graag gebruik van.’

Meer draagvlak
Gregory werkt niet vanuit de drive om winst te maken, maar hij vindt wel dat overheid en bedrijfsleven zijn evenementen meer moeten omarmen. Hij wil het niet met zoveel woorden zeggen, maar de achtste editie van het Jazz Festival vorig jaar moest er waarschijnlijk voor wijken. Een duidelijk signaal naar de gemeenschap. ‘Curaçao moet beseffen dat het eiland baat heeft bij deze evenementen’, zegt Percy.

‘De overheid heeft dat nu wel door en zegt met geld over de brug te komen. Nu het bedrijfsleven nog. Kijk, we zijn ervan overtuigd dat er meer te halen valt uit evenementen zoals bijvoorbeeld het Curaçao International BlueSeas Festival in Pietermaai. De stichting betaalt alles: gage voor de artiesten, hotelovernachtingen, vliegtickets, enzovoorts. In tegenstelling tot het filmfestival zie je daar een heel divers publiek, van bankdirecteur tot timmerman. Veel horecagelegenheden verdienen geld aan het evenement, maar dragen niet voldoende bij. Dat vind ik jammer.’

Sabine Halabi
Wensen
Sabine heeft binnen het concept van Mojo voldoende ruimte om nieuwe dingen te proberen. Ook haar vader geeft haar die ruimte. ‘Het is mijn grote wens om de catering van het festival milieuvriendelijker te maken. Ik wil minder plastic. Elk jaar maken we hier stappen in, zo zijn de etensbakjes al een aantal jaar van karton of palmblad. Bij de cocktailbar gebruiken we herbruikbare cocktailshakers of unieke bekers die mensen graag mee naar huis nemen. Milieuvriendelijke cups zouden geweldig zijn, maar helaas is dat nog te kostbaar en kunnen ze vervormen in de zon.’

Ook Percy heeft wensen voor de nabije toekomst. Bijvoorbeeld meer films zoals Three Billboards Outside Ebbing, Missouri. ‘Die film heeft een Oscar gekregen, maar wij draaiden hem daarvoor al op het eiland. Dat voelt waanzinnig goed.’ En hij heeft nog een wens. ‘Met de 12.000 bezoekers van vorig jaar zit het filmfestival aan een maximum, maar we willen meer. Onderzoek heeft uitgewezen dat ons festivalpubliek gemiddeld ouder is dan veertig en hoogopgeleid. Om te groeien, moeten we daarom ook jongere mensen trekken. Uiteraard houden we vast aan arthouse films op het festival, dat blijft de doelstelling. We doen er van alles aan om jonge mensen naar de film te krijgen. Het zou mooi zijn als zij massaal komen dit jaar.’

------
Dit artikel staat in Coaching Magazine - editie 2 2018

Overheid Sint-Maarten mag ook wel een stapje meer zetten

Hoofdgebouw GEBE in Philipsburg | Foto's Dick Drayer De minister-president van Sint-Maarten, Leona Marlin-Romeo, zegt dat de Werel...